Tietosuojaseloste asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden ja sidosryhmien edustajien henkilötietojen käsittelystä

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

Picote Oy Ltd (Y-tunnus 0935830-8)
Yhteystiedot:
Urakoitsijantie 8
06450 Porvoo

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Picote Oy Ltd / Joonas Sorvisto
Urakoitsijantie 8
06450 Porvoo
joonas.sorvisto@picote.fi

2. Rekisteröidyt

Keräämme henkilötietoja asiakkaistamme, potentiaalisista asiakkaista ja työnhakijoista. Lisäksi keräämme henkilötietoja yhteistyökumppaneistamme, joita ovat omakotiyhdistykset, isännöitsijät, isännöitsijätoimistot, valvojat, taloyhtiöiden hallitusten puheenjohtajat, rakennusliikkeet sekä putkiliikkeet.

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste:
Picote Oy Ltd käsittelee asiakkaiden henkilötietoja voimassa olevan sopimuksen perusteella. Potentiaalisten asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen tai oikeutettuun etuun.

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
• asiakassuhteen hoitaminen
• palveluistamme kertominen

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Yhteystiedot
• nimi
• asema yrityksessä
• osoite
• sähköposti
• puhelinnumero
Asiakastiedot
• tiedot ostetuista tuotteista / palveluista.
Markkinointirekisteri sisältää seuraavat tiedot
• nimi
• asema yrityksessä
• sähköposti
Yhteistyökumppaneiden rekisteri sisältää seuraavat tiedot:
• nimi
• asema yrityksessä
• osoite
• puhelinnumero
• sähköposti

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeuksia, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen joonas.sorvisto@picote.fi.

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot ja pyytää tarvittaessa oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Huom! Joissain tapauksissa kaikkea tietoa ei voida poistaa, koska rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus esimerkiksi säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esimerkiksi asiakkuuteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle ja hänellä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä. Markkinointitietoja kerätään alan tapahtumissa osallistujalistasta.
Lisäksi Picote Oy Ltd käyttää kotisivuillaan evästeitä (”cookies”). Evästeet ovat päätelaitteen selaimen ja palvelimen välisiä pieniä tekstitiedostoja. Käytämme evästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseen.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Picote Oy Ltd:n ulkopuolelle. Olemme varmistaneet, että palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

Picote Oy Ltd huolehtii tietoja siirrettäessä ja käsiteltäessä tietoturvan ja -suojan korkeasta tasosta EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Kolmansien osapuolten tietojenkäsittelyn tason varmistuskeinoina ovat Euroopan komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet, tietosuojasäännökset, EU-US Privacy Shield -sopimus tai muu tietosuoja-asetuksen mukainen hyväksytty tapa.

Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia:

• Lime Technologies Finland Oy
• Monitor ERP System AB
• Visma Consulting Oy
• Wrike
• Hubspot
• Leadoo

Hyödynnämme Google Analyticsia ja Google AdWordsia sivustomme käyttöön liittyvässä analytiikassa. Googlelle lähetettävä tieto on anonymisoitua.

Leadoon käyttäjänseuranta

Käytämme Leadoon käyttäjänseurantaa seurataksemme miten käyttäjämme liikkuvat nettisivuillamme ja yhdistämme tämän datan käyttäjän tietoihin joita kerätään esim. Chat interaktioiden kautta. Leadoo käyttää etag-seurantaa joka teknisesti eroaa evästepohjaisesta seurannasta, mutta johon pätee samat lainalaisuudet kuin evästeisiin. Tarkista Leadoo Marketing Technologies Oyn tietosuojakäytäntö tietääksesi enemmän siitä mitä järjestelmässä seurataan. GDPR mielessä me toimimme kontrollerina ja Leadoo datan prosessorina. Lue lisätietoja siitä miten Leadoo toimii 

8. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa. Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta.

Ota yhteyttä
Jos sinulla on kysyttävää tai palautetta tästä tietosuojakäytännöstä tai tavasta, jolla käsittelemme henkilötietojasi, tai haluaisit käyttää yllä mainittuja oikeuksiasi, voit ottaa meihin yhteyttä tältä yhteystiedot-sivun lomakkeen kautta.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle. Asianomainen tietosuojaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto.

Tätä sivua on päivitetty viimeksi 11.5.2022.